اثر زایگارنیک بیانگر این است که ذهن انسان، کارهای ناتمام را بهتر از کارهای اتمام یافته به یاد می آورد. همین امر باعث می شود که وقتی در حال انجام کاری هستیم، ناخواسته ذهن ما درگیر کارهای ناتمام شود. این اثر هم بعد مثبت دارد و هم منفی. بعد منفی آن در محیط کاری به وفور اتفاق میافتد. فردی که کارهای ناتمام زیادی دارد، هنگام انجام هر فعالیتی، ذهنی مشوش دارد و تمرکز وی به شدت کاهش مییابد. این اتفاق باعث کاهش بهره وری او می شود. حتی گاها این اتفاق میافتد که فرد بیشتر از اینکه زمان خود را صرف انجام کارهای جاری کند، مشغول فکر کردن به کارهای ناتمام است. دو اقدام کلیدی برای مقابله با این اتفاق وجود دارد:
– لیست کارهایی که باید انجام دهید را همواره به صورت مکتوب داشته باشید، تا به ذهنتان این پیام را ارسال کنید که نگران فراموش شدن کارهای ناتمام نباشد.
– تا جای ممکن چند کار را به طور همزمان انجام ندهید مگر اینکه برای آنها برنامه زمانبندی شده داشته باشید. نکته مهم در اثربخشی این کار پایبندی شما به اولویتبندی و زمان بندی صورت گرفته است.