برگزاری هر جلسه ای برای سازمان هزینه بر است. ساده ترین هزینه ای که برای یک جلسه می توان در نظر گرفت، حقوق افراد حاضر در آن جلسه است. به همین دلیل باید به ضرورت برگزاری هر جلسه اهمیت داد. متاسفانه در ایران به وفور شاهد برگزار جلسات غیرضروری در سازمان ها بوده و هستیم.
پیشنهاد می شود پیش از برنامه ریزی برای برگزار هر جلسه، به این سوالات پاسخ دهید:
– خروجی موردنظر از جلسه چیست؟
– آیا لازم است برای رسیدن به این خروجی جلسه ای برگزار شود؟ آیا راه دیگری هم به غیر از جلسه هست؟
– در طول جلسه هر شخص چه سهمی در خروجی خواهد داشت؟ آیا واقعاً حضور همه افرادی که از آنها دعوت می شود در جلسه ضروری است؟
– آیا دستورجلسه مشخص شده است؟ آیا می توان برخی از موارد دستورجلسه را حذف و از طرق دیگری مطرح کرد؟
– آیا می توان به جای اینکه یک ساعت یا بیشتر برای آن جلسه وقت بگذارید، در عرض چند دقیقه جلسه “ایستاده” داشته باشید؟