هفت استراتژی برای ساده سازی سازمانتان:
در طی چند سال گذشته از صدها نفر از مدیران شنیده اید که درمورد تاثیر منفی پیچیدگی برروی هردوی بهره وری و روحیه در محل کار صحبت می کنند. این پیام با بررسی ها و مطالعات به عمل آمده توسط مدیران عامل IBM و KPMG توسعه داده شده است که هر دو پیچیدگی را به عنوان یک چالش کسب و کار کلیدی شناسایی می کنند.
توافق درمورد پیچیدگی به عنوان یک مشکل یک چیز است، اما انجام کاری درمورد آن یک چیز کاملاً متفاوت است، به ویژه برای مدیرانی که پیش از این بیش از حد کار و تلاش کرده اند و به سختی می توانند با این حجم کار ادامه دهند. در حقیقت، پیچیدگی این است که اکثر مدیران احساس نمی کنند که آنها برای تمرکز برروی آن وقت دارند.
با توجه به این معضل، ما فکر می کنیم برای مدیران مهم است که یک چارچوب استراتژی داشته باشند تا بتوانند پیچیدگی مهارت را در حوزه ها و روش ها و شیوه های خود استفاده کنند. به همین ترتیب، می خواهیم یک استراژی ساده هفت گام ساده سازی را پیشنهاد دهیم. درحالی که اینها را به طور پیوسته ارائه می دهیم، آنها می توانند در هر سیستمی اجرا شوند، بسته به جایی که بتوانید سریع ترین تفاوت را ایجاد کنید. با این حال در طول زمان مهم است که همه هفت مرحله را انجام دهید بطوری که سادگی قابلیت اصلی سازمان تان شود و نه فقط یک پروژه واحد باشد.
1- زیر گلدان را تمیز کنید:
نقطه شروع برای ساده سازی این است که از قوانین احمقانه و فعالیت های کم ارزش و وقت تلف کن ها که به وفور در بسیاری از سازمان ها وجود دارند خلاص شوید. برای مثال، به چه تعداد افراد نیاز دارید تا گزارشات هزینه و یا خریدهای کوچک را بررسی و ثبت کنید، یا چندبار باید دسته های اسلاید پیش از ارائه آنها بررسی شوند. اگر بتوانید چند کار ساده را اجرا کنید، پهنای باندی را جهت تمرکز بیشتر برروی فرصت های ساده تر ایجاد خواهید کرد.
2- به منظره بیرونی نگاهی بیندازید:
ساده سازی باید با اضافه کردن ارزش به مشتریان تان، چه داخلی یا خارجی اجرا شود. بنابراین یک گام کلیدی در این فرآیند این است که فعالانه آنچه که واقعا مشتریان تان ( داخلی یا خارجی) می خواهند و آنچه که می توانید انجام دهید تا آنها را موفق سازید را توضیح دهید. برای مثال، یک مدیر، تیم خود را برای بازدید از کارخانه مشتری می برد بطوری که مردم می توانند ببینند که درواقع چگونه آن محصولات استفاده می شوند تا به آنها ایده هایی جهت چگونگی بهبود آن را بدهند.
3- اولویت بندی، اولویت بندی، اولویت بندی :
یکی از کلیدهای ساده سازی این است که بسنجید چه چیزی واقعاً مهم است ( و یا مهم نیست)، و به طور مداوم لیست اولویت بندی را همانطور که چیزهای جدید اضافه می شوند دوباره ارزیابی کنید.
4- از اینجا تا آنجا کوتاهترین مسیر را ببندید:
سابقاً روشن است که شما در حال کار برروی چیزهای درست و بجا هستید، در فرآیند های اصلی گام های اضافی را ریشه کن کنید. حلقه های فرعی، ثروت ها و فرصت هایی که ممکن است فرآیند های ما را بی حاصل سازند کجا هستند؟
5- خیلی خوب بودن را متوقف کنید:
یکی از الگوهایی که موجب پیچیدگی یا تشدید آن می شود عدم تمایل به صحبت درباره عملکرد های ضعیف است. این بویژه زمانی درست است که افراد برای به چالش کشیدن بیشتر افراد رشدی که بطور ناخواسته از طریق مدیریت ضعیف جلسات، وظایف نامشخص، ایمیل های غیر ضروری، تجزیه و تحلیل بیش از حد، یا دیگر عادت های بد مدیریتی موجب پیچیدگی می شوند، تمایلی ندارند. جهت مقابله با این روند، از برخوردهای سودمند و سازنده استفاده کنید و برای حفظ صداقت همکاران تان ( و خودتان) درمورد رفتارهای شخصی که ممکن است باعث پیچیدگی شوند مخالفت کنید.
6- کاهش سطح و افزایش ظرفیت :
منبع دیگر پیچیدگی، تمایل ساختاری برای اضافه کردن لایه های مدیریتی است که اغلب باعث می شود تا مدیران فقط بر یک یا دو نفر نظارت کنند. زمانیکه این اتفاق می افتد، مدیران احساس می کنند که مجبورند تا با پرسش هایی از هر چیزی که دستیاران شان انجام می دهند، همانی که کار را زیاد می کند و روحیه را کاهش می دهد، ارزش هایی اضافه کنند. برای کم شدن این نوع پیچیدگی و دور ماندن از مدیریت ذره بینی، نگاهی متمرکز به ساختار سازمان و یافتن راه هایی برای کاهش سطوح مدیریتی و افزایش موانع کنترل ایجاد کنید.
7- اجازه ندهید علف های هرز رشد کنند :
درنهایت، به خاطر بسپارید که پیچیدگی مانند علف های هرزی در باغ است که می تواند همیشه رشد کند. هرزمان که احساس می کنید به آن رسیدید، مراحل یک تا شش را دوباره انجام دهید.
مدیران باید ساده سازی را به عنوان یک توانایی اصلی رهبری و یک جزء حیاتی استراتژی تجاری توسعه دهند. امیدوارم این مراحل به شما کمک کند تا شروع کنید.
امیر نیک خواه
مشاور بازاریابی – مشاور برندسازی – مشاور فروش – مشاور صادرات – مشاور استارتاپ