دلایل مختلفی برای بروز مشکل بین سایر واحدهای سازمان و واحد سیستم-روش وجود دارد. برخی از این دلایل عبارتند از:عدم درک صحیح از نقش و وظایف واحد سیستم-روش: برخی از مدیران و کارکنان سایر واحدهای سازمان، نقش و وظایف واحد سیستم-روش را به درستی درک نمی‌کنند. آنها تصور می‌کنند که این واحد فقط به دنبال ایجاد تغییر و یا دیکته کردن موضوعات فرآیندی دست و پاگیر است. این عدم درک صحیح، می‌تواند منجر به مقاومت در برابر تغییرات و همکاری نکردن با واحد سیستم-روش شود.عدم ارتباط موثر بین واحد سیستم-روش و سایر واحدهای سازمان: ارتباط موثر بین واحد سیستم-روش و سایر واحدهای سازمان، ضروری است. این ارتباط باید به گونه‌ای باشد که سایر واحدهای سازمان، از اهداف و برنامه‌های واحد سیستم-روش آگاه شوند و بتوانند در اجرای آنها مشارکت داشته باشند. عدم ارتباط موثر، می‌تواند منجر به سو تفاهم و ایجاد مشکل شود.عدم مشارکت کارکنان در فرآیندسازی: مشارکت کارکنان در فرآیندسازی، ضروری است. کارکنان، افرادی هستند که فرآیندها را اجرا می‌کنند و از نزدیک با آنها در ارتباط هستند. بنابراین، نظرات و پیشنهادات آنها می‌تواند در شکل گیری و بهبود فرآیندها بسیار موثر باشد. عدم مشارکت کارکنان، می‌تواند منجر به عدم پذیرش تغییرات و مقاومت در برابر آنها شود.برای حل مشکل بین سایر واحدهای سازمان و واحد سیستم-روش، می‌توان از راهکارهای زیر استفاده کرد:
آموزش و اطلاع‌رسانی: مدیران و کارکنان سایر واحدهای سازمان باید در مورد نقش و وظایف واحد سیستم-روش، آموزش و اطلاع‌رسانی شوند. این آموزش‌ها باید به گونه‌ای باشد که آنها درک درستی از تغییرات و تحولات مورد نیاز سازمان داشته باشند.
ایجاد ارتباط موثر: واحد سیستم-روش باید با سایر واحدهای سازمان، ارتباط موثری برقرار کند. این ارتباط باید به گونه‌ای باشد که سایر واحدهای سازمان، از اهداف و برنامه‌های واحد سیستم-روش آگاه شوند و بتوانند در اجرای آنها مشارکت داشته باشند.
مشارکت کارکنان: واحد سیستم-روش باید کارکنان را در فرآیندسازی و اصلاحات فرآیندی مشارکت دهد. این مشارکت می‌تواند از طریق برگزاری جلسات گفتگو، نظرسنجی و پرسشنامه صورت گیرد.
در ادامه، به برخی از راهکارهای عملی برای حل مشکل بین سایر واحدهای سازمان و واحد سیستم-روش اشاره می‌کنیم:
واحد سیستم-روش باید با مدیران سایر واحدهای سازمان، جلسات منظمی برگزار کند و آنها را در جریان اهداف و برنامه‌های خود قرار دهد.
واحد سیستم-روش باید از ابزارهای ارتباطی مختلف مانند جلسات، ایمیل، شبکه‌های اجتماعی و غیره برای ارتباط با سایر واحدهای سازمان استفاده کند.
واحد سیستم-روش باید از روش‌های مشارکتی مانند برگزاری جلسات گفتگو، نظرسنجی و پرسشنامه برای دریافت نظرات و پیشنهادات کارکنان استفاده کند.
واحد سیستم-روش باید از روش‌های تشویقی و انگیزشی برای تشویق کارکنان به مشارکت در تدوین، اجرا و اصلاح فرآیندها استفاده کند.
با اجرای این راهکارها، می‌توان زمینه همکاری و مشارکت سایر واحدهای سازمان با واحد سیستم-روش را فراهم کرد و از بروز مشکل بین آنها جلوگیری کرد.
(امیر نیک‌خواه)
تصویر از فیلم : Marriage Story